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Soluções Audiovisuais para um Evento de Sucesso

Como é que temos a certeza que estamos a apostar no que realmente irá beneficiar o nosso evento?

No que toca a organizar eventos, a pasta do Audiovisual não pode ser negligenciada. E quando se prepara o orçamento há muito mais a considerar do que as luzes e som.

Para responder a esta pergunta, a Click and Play trouxe-lhe sete soluções audiovisuais para tornar o seu evento um sucesso.

 

7 Soluções Audiovisuais que tornam o seu evento um sucesso:

1º: Vídeo Promocional do Evento

Nos dias que correm, o consumo de vídeos está cada vez maior. E os eventos não são descriminados nesse aspeto. À medida que a velocidade dos nossos dispositivos e da internet aumentam, assim também aumenta o consumo de vídeo.

Cada vez mais, agências e empresários que planeiam eventos apoiam-se no vídeos para as suas estratégias de marketing.

Ideal para passar ideias-chave, um vídeo promocional torna-se um excelente veículo de comunicação quando bem utilizado. Pode divulgá-lo em todas as plataformas disponíveis, mas lembre-se que o objetivo de um vídeo promocional é suscitar curiosidade e interesse para o evento – e não dar spoiler de tudo o que irá acontecer.

 

2º: Oferecer conteúdo útil à sua audiência

Neste exemplo, a Click and Play produziu 9 vídeos para 9 atividades diferentes a fazer no arquipélago da Madeira, que foram posteriormente divulgados no Congresso APAVT 2019, no Funchal. Como é que isto é relevante?

Os congressistas presentes estavam de alguma forma ligados ao setor do turismo, sendo que o grande público era constituído por agentes de viagens. Ao divulgar o destino da Madeira, e todas as atividades turísticas da região, a APAVT oferece às demais agências de viagens e operadores turísticos possibilidades de negócio.

O ponto de partida para qualquer evento deve ser o porquê desse evento existir. Porque é que é importante? E porque é que as pessoas devem comparecer?

A APAVT respondeu a essa pergunta com 9 simples vídeos.

3º: Gestão Audiovisual do Palco

A regra universal para a produção de um evento corporativo é: aspetos visuais, combinados com audio, cria mensagens.

Quer o objetivo do seu evento seja produzir vendas ou apresentar informação, vai querer oferecer à sua audiência uma experiência audiovisual consistente e de alta qualidade. Este aspeto é essencial para se certificar que a sua audiência se foca na mensagem, e não se distrai com o meio.

Todas as conferências trazem consigo uma grande quantidade de necessidades por parte dos apresentadores, cada uma com as suas especificidades. Há os que trazem uma única USB pen-drive, com uma apresentação PowerPoint com ficheiros indisponíveis, ou ainda o KeyNote que tem a sua apresentação formatada para Android ou Apple, e toda a conferência está configurada para o outro sistema operativo. Problemas de última hora não faltam no que toca a apresentações.

 

Neste sentido, é importante antever estes problemas de última hora. E mais vale prevenir do que remediar. Aqui, na Click and Play, aconselhamos a contratação de uma empresa responsável por todos estes aspetos, para que nada se perca na comunicação inter-entidades.

4º: Gestão de Redes Sociais

Conseguimos ver a vossa reação a ler este artigo e a pensar: eu não posso fazer isto num ambiente corporativo.

Esta era a opinião da maioria quando em 2008 se começavam a dinamizar as redes sociais. 11 anos depois, e percebemos o sucesso das redes sociais, e o seu impacto nas dinâmicas de um evento.

E como é que as redes sociais influenciaram os eventos?

Em primeiro lugar, é uma excelente forma de conquistar participantes e dar a conhecer o evento inesquecível que não podem perder. Consequentemente, falamos em estratégicas de comunicação e marketing que são substancialmente melhoradas com este contacto online.

O acompanhamento do público alvo é crucial, e se estes estão nas redes sociais, é aí que o seu evento tem de estar. Procure saber em que rede social é que ele se encontra, entre Facebook, Instagram e LinkedIn, opções não faltam – direcione as suas publicações para onde for preciso.

5º: Vídeos no tamanho correspondente ao display do palco

Está com um tamanho estranho, não acha? Mas lembre-se que o display de um palco de um congresso ou conferência raramente tem o típico 1920×1080. Cada palco é um palco, e terá sempre de se adaptar ao que tem disponível. É preferível perder  tempo a alterar o tamanho do vídeo previamente realizado, ao invés de ter um complexo audiovisual desconexo.

Quando tem uma equipa de audiovisual reunida em apenas uma entidade, torna-se mais fácil alterar os tamanhos dos vídeos que pretende.

 

6º: Vídeos Livestream

Outro avanço observado, que veio com a intensificação do uso das redes sociais é o vídeo e o Live. E a forma como os próprios participantes agem no ambiente do evento é prova disso. Ou seja, os participantes estão cada vez ligados ao seu smartphone que levam para todo o lado, e já não é só para tirar fotografias… Cada vez mais, o gesto de tirar o smartphone e apertar o botão Live é comum em plataformas como o Facebook Live.

O porquê de isto acontecer é simples: há uma necessidade de conectar o que está a acontecer no evento e a audiência que ficou em casa.

Esta é uma opção válida para eventos que têm um público amplo espalhado pelo globo e que não se desloca tão facilmente, ou para qualquer outro evento que queira dar a opção de assistir de forma remota.

 

7º: Vídeo Resumo/Notícias do Dia

Depois de um dia cheio de conferências e palestras, é normal chegarmos ao fim e haver alguns pormenores que nos tenham passado ao lado.

As revoluções ao nível da edição de vídeo tornam possível, hoje, o que há 15 anos era impensável. Atualmente, e com a equipa certa de editores, facilmente conseguimos fazer um vídeo resumo de tudo o que aconteceu nesse dia de evento.

Esta dinâmica torna a sua audiência mais presente no evento, e todos os participantes se tornam agentes ativos de marketing que vão falar para a câmara a elogiar o evento, ou prova viva de engagement quando chegarem a casa e procurarem o vídeo em que aparecem.

8º: Plataforma agregadora de informação

Atualmente, independentemente do setor, fala-se muito em user experience. No mundo dos eventos, o “utilizador” é o participante do evento.

Para melhorar a experiência do seu evento é essencial ter uma plataforma agregadora de informação, para manter o participante atualizado – com horários e programa, oradores, fotografias do evento atualizadas, e notícias sobre os mais recentes updates do evento.

9º: Partilha de fotografias com os jornalistas

Por último, mas não menos importante, é necessário divulgar o evento, porque se não está na internet ou na comunicação social é porque não existe, certo?

Na cobertura de um evento, a Click and Play tem a preocupação de, durante o evento, atualizar os jornalistas com fotografias tiradas pelos seus fantásticos profissionais, em tempo real. Assim terá a certeza que o buzz criado nos media será acompanhado pelas melhores fotografias.

 

E agora?

Depois de analisar as responsabilidade que constroem um evento inesquecível, conseguimos ver o nível de exigência que requer um evento de alta qualidade. Assim, torna-se importante reduzir os encargos destes desafios, e construir o evento para que tenha apenas um ponto de contacto com o audiovisual.

Neste sentido, a Click and Play aposta num serviço integrado de tudo o que pretende, pois assim poderá focar-se apenas em um interlocutor, e certifica-se que só passa a mensagem uma vez. Já para não falar na redução de custos ao reduzir o número de entidades contratas para o mesmo fim.

Para além das vantagens que enumerámos, relembramos a rapidez de divulgação de conteúdos que resultam de uma solução integrada e concentrada em apenas uma entidade.

Aqui na Click and Play, somos da opinião que o aspeto audiovisual de um evento deve ser coeso em toda a sua forma, e coerente com a imagem da entidade organizadora.

Por isso, se pretende uma solução:

  • Livestream para poder acompanhar o seu evento em qualquer ecrã e em qualquer parte do mundo, com apenas acesso à internet?
  • de fotografia para recordar no seu website ou transmitir para os meios de comunicação social?
  • de divulgação do seu evento que seja de facto apelativa para o seu público – através de vídeo?
  • de plataforma para reunir toda a informação essencial ao seu evento, e acessível a todos – através de um website?
  • de apresentações com a criação de powerpoints e todo o tipo de conteúdos?

Se procura uma solução Audiovisual Integrada para Cobertura de Eventos, então veio ao sítio certo!

Porque sozinhos vamos mais rápido, mas em conjunto vamos mais longe, a Click and Play fornece diversos serviços que, em conjunto, fazem do seu evento o melhor e maior evento da área.

 

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